Rozumné náklady

Většina českých knihoven dlouhodobě bojuje se snižováním svých rozpočtů. Může jim open source snížit náklady na knihovní systém? Myslíme si, že ano!

Knihovny se nás často ptají, kolik Koha vlastně stojí. Zní to jako lehká otázka, ale není snadné na ní odpovědět jednoduše. Záleží totiž na mnoha faktorech. Na tom, jestli budete spravovat systém svépomocí nebo to pro knihovnu privede externí firma. Jestli budete mítKoha může sloužit i ve vaší knihovně vlastní server nebo pronajatý cloud. Porovnávání jednotlivých možností je obtížné bez pochopení několika základních rozdílů:

  • externí správce nebude pravděpodobně dbát o kvalitu vašich dat, váš systémový knihovník ano
  • vlastní server musíte klimatizovat a zálohovat, to také něco stojí
  • nemusíte kupovat nový server, pokud stávající funguje a může na něm běžet Linux
  • virtualizace stojí více, ale ušetříte, pokud provozujete více serverů (weby, digitální knihovna atd.)
  • práce se záznamy a nastavení procesů v knihovně přísluší knihovně a odborníkům v ní
  • instalací systému a převodu dat končí první fáze, dále vás čeká vyladění systému podle vašich požadavků a potřeb
  • aktualizace, které platíte za stávající sytém, nejsou skutečné roční náklady (nezapomínejte na energii, cenu serveru a pořizovací cenu systému)

Náklady na instalaci a přípravu na provoz ve vlastní režii knihovny

Knihovny, které Koha v ČR používají, potvrzují, že instalace a základní nastavení by vám nemělo zabrat více než 10 hodin času, což při hodinové sazbě 500 Kč/hodinu představuje částku kolem 5 000 Kč. Záleží však na vašich zkušenostech a znalostech v oblasti práce se systémem Linux a oblasti knihovních procesů. Za použití technologie Docker je možné snížit dobu instalace na jednotky až desítky minut. Když započítáme další práci, která vznikne při přenosu dat, dostaneme se na celkovou částku kolem 15 000, při složitějších převodech na částku kolem 20 000 Kč.
Pokud se na vlastní správu necítíte nebo nemáte k dispoziz znalého IT pracovníka můžete zvolit některou s firem, která na českém trhu nabízejí placenou správu. V tom případě musíte počítat s výššími náklady, protože firmy mají vyšší režii, odvádějí povinné odvody státu, platí daně, případně investují do svého podnikání. Nechte si zpracovat cenové nabídky a porovnejte si, co za služby za své peníze dostanete. Doporučujeme vybrat poskytovatele této služby také na základě referencí od knihoven, kterým systém spravuje firma. Na této stránce naleznete seznam firem, které aktivně spolupracují s komunitou a přispívají tedy ke zkvalitňování systému Koha.

Příklady výpočtu nákladu na rozjezd Koha s novým vlastním serverem, cena je odvozena od času, který pracovník knihovny odpracuje plus náklady na HW nebo virtuální server. Celkový čas se může lišit v zavislosti od zkušeností pracovníka s Linuxem a správou Kohy.
  Koha na vlastním serveru Koha na vlastním serveru s virtualizací Koha na pronajatém virtuálním serveru (cloud)
Licence za knihovní systém 0 0 0
Licence za operační systém na serveru 0 (Ubuntu, Debian) 0 (Ubuntu, Debian) 0 (Ubuntu, Debian)
Licence za virtualizační nástroj 0 0 - 15 000 0
Instalace 10 hodin = 5 000 10 hodin = 5 000 10 hodin = 5 000
Převod dat ze stávajícího systému 5 až 20 hodin =
2 500 - 10 000
5 až 20 hodin =
2 500 - 10 000
5 až 20 hodin = 2 500 - 10 000
Server 55 000 100 000 1 065 měsíčně*
(5 let=64 000)
UPS 2 200 3 500 0
Náhradní baterie UPS (1x za 3 roky) 1 500 1 500 0
Náklady na pořízení celkem 66 200 až 73 700 113 500 až 135 000 71 500 až 79 000
Měsíčně (životnost HW 5 let) 1 100 až 1 230 1 890 až 2 250 1 190 až 1 315

* Cena vychází z prakticky otestovaného virtuálního serveru od Wedos ve variantě 8 modulů


Náklady na provoz systému ve vlastní správě

Pokud provozujete vlastní server, nezapomínejte, že spotřebovává energii a je v provozu 24 hodin denně, pravděpodobně jako váš stávající server. Do nákladů na provoz tedy započítejte cca 4 500 až 6 000 Kč za rok. Tuto částku platit nebudete, pokud si pronajmete server v cloudu. I ten energii spotřebovává, ale náklady na ní jsou součástí platby za pronájem. Jen díky sdílení serveru s dalšími uživateli může být jen zlomkem z ceny za energii vlastního serveru. Může, ale nemusí.
Pokud máte v knihovně systémového knihovníka, bude se více než údržbě systému věnovat práci v oblasti zajišťování kvality metadat a určitě se stará také také o další systémy, webové stránky nebo další projekty. Měla by se tedy jeho práce započítávat do nákladů na provoz knihovního systému? Myslíme se, že jen čas skutečně věnovaný jeho správě. Zbytek pracovní doby se bude věnovat spíše řešením požadavků na chování systému nebo pracem, které souvisejí s kvalitou bibliografických nebo autoritních záznamů, což by dělal i v případě proprieárního systému. Využitím externího virtuálního serveru (cloud) přenesete náklady na hardware, chlazení a UPS na jeho provozovatele. Ten se také stará o zálohování a celkově provoz serverů. Ceny za tyto servery neustále klesají a tak je dnes velmi zajímavé o této variantě uvažovat.

Náklady na vývoj

Aktualizace ani nové funkce Kohy neplatíte, jen případnou práci spojenou s instalací. Někdo jejich vývoj ale zaplatit musí, často je tedy platí knihovny, které je požadují. Buď ze svých rozpočtů nebo grantů. Část vývoje financují firmy, které nabízí placenou podporu knihovnám, nebo velké společnosti, které mají zájem na dalším rozšiřování Koha, protože jej používají jako platformu, přes kterou šíří svůj obsah (jako například EBSCO). Část vývoje probíhá tek, že čas nutný k programování hradí knihovny a firmy v rámci platů svých zaměstnanců. Jako využitelné se jeví tako crowdfoundingové projekty, kdy se na konkrétní projakty sbírají peníze od dárců. Na vývoj může také přispět kdokoli libovolnou částkou kliknutím na tlačítko Donate dole na této stránce.
Vývoj řešení pro specifika českého knihovního prostoru pomáhají spolufinancovat graty z programu VISK. Jsou také dílem dobrovolníků z komunity, kteří na nich pracují v rámci svých úvazků nebo ve svém volném čase. Každopádně veškerý vývoj je zaplacený jen jednou. Za využívání jeho výsledků již nikdo neplatí.
Důležité je, že se nálady na vývoj rozdělují mezi množství subjektů. Každý tedy platí jen malou část skutečných nákladů. Navíc tento způsob financování minimalizuje riziko při výpadku jednoho nebo dokonce několika zdrojů. Ani taková situace neohrožuje životaschopnost projektu.

Kolik stojí svoboda?

Praxe při používání systému Koha přinesla také další zajímavá zjištění. Naučlili jsme se spolupracovat jako knihovny mezi sebou. Sdílíme tak znalosti i zkušenosti. Dělíme také náklady v případě, že pořádáme školení nebo finacujeme vývoj nějaké z nových funkcí. Máme sice větší odpovědnost v procesních záležitostech, ale zároveň jim více rozumíme a přizpůsobujeme je více na míru našim čtenářům. Čím víc knihoven si systém Koha pořídí, tím efektivnější jeho používání bude. Stojí to za to? Záleží na vás.