Vlastní správa nebo firma?

Vlastní správa systému

Může se zdát, že správa knihovního systému je pro mnoho knihoven neřešitelný úkol. Naše zkušenosti však ukazují, že i menší knihovny takovou věc zvládají bez větších problémů. Na seznamu knihoven, které spravují Kohu samy je i obecní knihovna a několik městských knihoven. Jediné, co opravdu potřebujete je člověk, který ovládá základy Linuxu, správy serveru a nečiní mu problémy se učit nové věci. Často je to někdo z knihovny, správce na městském úřadě nebo jiný člověk blízký knihovně. A nebojte se, jsme připraveni vám poskytnou potřebné informace a rádi předáme své zkušenosti.

Správa systému formou služby

Pokud se na správu ve vlastní režii necítíte nebo ji nejste schopni zajistit. Nevadí. existují firmy, které  umí převést data ze stávajícího systému a nastavit Kohu tak, aby splňovala vaše požadavky. Při výběru dodavatele zvažte nejen cenu, ale i další důležité aspekty. Sepsali jsme na základě zkušeností (i ze zahraničí) několik bodů, které vám snad s výběrem vhodného dodavatele pomohou.

Jak vybrat kvalitního poskytovatele?
Spolehlivý poskytovatel:

  • vám rád poskytne několik referencí, jiní zákazníci vám jistě sdělí své zkušenosti
  • převede kompletně data z původního systému
  • vnímá knihovnu jako zákazníka, tedy na prvním místě, bude se vám snažit vyjít vstříc
  • poskytne školení pro vaše zaměstnance a dokumentaci
  • umí zajistit speciální školení (katalogizace, MVS, regionální funkce atp.)
  • zná knihovnické prostředí, standardy a terminologii
  • umí přizpůsobit systém vašim specifickým požadavkům
  • komunikuje
  • umí vaši knihovnu zapojit do kooperativních projektů jako je Souborný katalog a CPK
  • se podílí na udržování a zlepšování systému Koha (vývoj, překlad, dokumentace atp.)
  • má férový přístup a nad konkurenci vítězí výhradně kvalitou a rozsahem svých služeb
  • nabízí řešení místo tvrzení "nejde to"
  • nepodmiňuje provedení služby nákupem dalších služeb z jiné oblasti

Správa systému Koha na serveru knihovny
Pokud běží systém na serveru knihovny a předmětem služby mohou být jen konkrétní úkony spojené s instalací systému, jeho nastavení a převodu dat. Není možné účtovat poplatky za systém jako takový. V případě, že chcete provozovat systém na virtuálním serveru doporučujeme, aby si tento pronajala přímo knihovna. Tak zachováte přístup ke svým datům vždy pod maximální kontrolou. Máte také možnost kdykoli změnit poskytovatele správy bez toho, aby to mělo negativní vliv na dostupnost systému a data.

Specifika poskytování systému formou služby na serveru poskytovatele
V případě, že chcete začít využívat systém Koha, který je provozován na serveru poskytovatele, uvědomte si tyto důležité aspekty:

  • veškerá data dáváte k dispozici třetí straně
  • nebudete mít nad systémem stejnou kontrolu, jako když běží na vašem vlastním serveru
  • tuto formu provozování knihovního systému doporučujeme ošetřit kvalitní smlouvou, je nutné minializovat riziko ztráty vašich dat a přístupu k nim


Co by měla řešit smlouva?

  • pravidelné zálohování systému (1x denně je dostatečné pro obecní knihovnu, 1x za hodinu pro městskou
  • neomezený přístup k aktuální záloze, ideálně vzniklé standardní metodou koha-run-backups. Taková záloha umožní téměř okamžité zprovoznění systému na jiném serveru, pokud takové řešení situace vyžaduje
  • vztah poskytovatele k osobním údajům vašich uživatelů
  • rozsah placených služeb
  • sankce za nesplnění podmínek ze strany poskytovatele
  • důvody a podmínky, za kterých je možné odstoupit od smluvy
  • definice maximální přípustné doby nedostupnosti systému (v kuse a ročně) a sankce za jejich překročení


Za co budete platit?
Koha je otevřený software, který je k dispozici zdarma. Poskytovatel si může účtovat poplatky za konkrétní odvedenou práci. Mezi takové úkony může patřit:

  • instalace systému
  • převod dat ze stávajícího systému
  • nastavení systému podle konrétních požadavků knihovny
  • úpravy v rozhraní systému nad rámec funkcí ve standardní distribuci
  • pronájem serveru, pokud je systém provozován u poskytovatele
  • práce spojená s aktualizací systému (max 1 hodina/aktualizace)


V ceně by naopak mělo být:

  • základní zaškolení obsluhy
  • zálohování dat
  • české katalogizační šablony
  • nastavení stanic obsluhy

Čím více zkušeností má poskytovatel, tím lepší cenu vám může nabídnout. Je to způsobeno tím, že v průběha času si vytvořil postupy a nástoje, které mnoho nudných rutinních úkonů provádí automatizovaně za zlomek času, který to trvá v případě ruční práce. Proto může být rozdíl v ceně za některé úkony nezanedbatelný.

Pořád si nejte jisti?

Zeptejte se knihoven, které Kohu již mají, jak jsou spokojeny se stávajícím poskytovatelem. Věříme tomu, že vám jsou schopny poskytnout kvalitní a objektivní reference. Případně se zeptejte české komunity Koha na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript., jsme knihovníci a systém známe již od roku 2012. Jsme na vaší straně.